Verslo procesų automatizavimas mažam verslui: 7 darbai, nuo kurių verta pradėti

Verslo procesų automatizavimas mažam verslui gali prasidėti nuo vieno paprasto darbo: užklausos užregistravimo, patvirtinimo klientui ar užduoties komandai. Geriausia pradžia – dažnai pasikartojantis veiksmas, kurio taisykles gali aiškiai paaiškinti.

Kurti savo verslą reiškia nuolat persijungti tarp skirtingų vaidmenų. Vieną minutę kalbiesi su klientu, kitą ieškai jo duomenų laiškuose, o vakare prisimeni neišsiųstą pasiūlymą. Tokiose vietose procesų automatizavimas gali sumažinti administravimo naštą ir padėti ramiau planuoti dieną.

Kas yra automatizavimas kasdienėje veikloje?

Tai susitarimas, ką sistema turi padaryti, kai įvyksta konkretus veiksmas. Pavyzdžiui: klientas pateikia užklausą, jo duomenys išsaugomi, o atsakingas darbuotojas gauna užduotį. Žmogui nebereikia tų pačių duomenų perrašyti į kelias vietas.

Dalį tokių funkcijų tavo įrankiai gali turėti jau dabar. Pirmiausia verta patikrinti esamas galimybes. Papildoma integracija reikalinga tada, kai duomenis ar veiksmus reikia susieti tarp atskirų sistemų.

7 darbai, kuriuos verta peržiūrėti pirmiausia

1. Užklausų registravimas iš svetainės

Jei kiekvieną užklausą iš el. pašto perkeli į lentelę ar klientų valdymo sistemą, šį žingsnį dažnai galima automatizuoti. Išsaugomas vardas, kontaktas, pasirinkta paslauga ir žinutė. Prie užklausos gali būti priskiriamas atsakingas žmogus bei atsakymo terminas.

Svarbu numatyti ir nesėkmės atvejį: kas sužinos, jei duomenų nepavyko perduoti? Išsamiau šį kelią aptariame straipsnyje apie svetainės integraciją su CRM.

2. Patvirtinimai ir informacija prieš susitikimą

Po užklausos ar rezervacijos klientui galima automatiškai išsiųsti patvirtinimą: ką gavai, kas vyks toliau ir kada su juo susisieksi. Prieš susitikimą – priminimą su laiku, vieta ar prisijungimo nuoroda.

Taip mažėja poreikis rašyti tą pačią informaciją rankomis. Tik svarbu, kad laiškas atitiktų tikrą situaciją: prašymas rezervuoti laiką dar nėra patvirtinta rezervacija, jei ją turi peržiūrėti žmogus.

3. Užduočių paskirstymas komandai

Nauja užklausa gali sukurti užduotį projektų valdymo įrankyje. Pagal pasirinktą paslaugą ji priskiriama tinkamam kolegai, pridedamas terminas ir nuoroda į kliento informaciją.

Toks procesas naudingas, kai užklausos ateina vienam žmogui, o darbus atlieka keli. Iš anksto susitarkite, kas vyksta atsakingam darbuotojui atostogaujant ar nepriėmus užduoties.

4. Pasiūlymų ir dokumentų juodraščiai

Kliento rekvizitus, pasirinktą paslaugą ir sutartus duomenis galima perkelti į dokumento šabloną. Taip paruošiamas pasiūlymo ar sutarties juodraštis, kurį prieš išsiųsdamas patikrini.

Individualios apimties, kainos ir įsipareigojimų sprendimus verta palikti žmogui. Automatizacija čia padeda surinkti informaciją bei užpildyti pasikartojančius laukus.

5. Duomenų perdavimas iš el. parduotuvės

Apmokėtas užsakymas gali perduoti reikalingus duomenis į apskaitos ar siuntų sistemą. Pavyzdžiui, „WooCommerce“ leidžia siųsti automatinius pranešimus apie parduotuvės įvykius kitoms sistemoms – tai aprašyta oficialioje „WooCommerce“ dokumentacijoje.

Konkrečiam sprendimui dar reikia suderinti laukus ir būsenas. Atšaukimas, grąžinimas ir pakartotas pranešimas neturėtų sukurti neteisingo ar dvigubo dokumento. Jei parduotuvę dar tik planuoji, integracijas verta aptarti kartu su svetainės kūrimu.

6. Periodinės ataskaitos

Kiek užklausų gavai, kiek pasiūlymų išsiuntei ir kiek užsakymų įvykdei? Jei šią informaciją kiekvieną savaitę renki iš kelių vietų, galima suplanuoti automatinį duomenų surinkimą ir ataskaitos parengimą.

Pirmiausia susitark, ką reiškia kiekvienas rodiklis. Išsiųstas pasiūlymas nėra pardavimas, o sukurta sąskaita nebūtinai yra apmokėta. Tvarkingi pradiniai duomenys čia svarbesni už gražų grafiką.

7. Naujo kliento priėmimas

Patvirtinus bendradarbiavimą galima sukurti projekto aplanką, užduočių sąrašą ir išsiųsti klientui pasiruošimo informaciją. Tai ypač patogu, kai kiekvienam projektui reikia tų pačių pradinių veiksmų.

Asmeniškas pasisveikinimas ir pokalbis apie kliento lūkesčius lieka tavo rankose. Sistema pasirūpina, kad tarp kitų darbų nepasimestų svarbi anketa, failas ar terminas.

Kaip išsirinkti vieną pirmą procesą?

Savaitę pasižymėk pasikartojančius darbus: kiek kartų juos atlikai, kiek laiko užtrukai ir kur pasitaikė klaidų. Tada pasirink tą, kurio pradžia bei norimas rezultatas aiškiausi.

• Darbas kartojasi pakankamai dažnai, kad jo supaprastinimas turėtų vertės.
• Gali pasakyti, kas pradeda procesą ir kada jis laikomas baigtu.
• Duomenys pasiekiami sistemose, kurios leidžia juos perduoti.
• Žinai, kam pranešti apie klaidą ir kaip darbą atlikti rankomis.
• Galėsi palyginti laiką ar klaidų skaičių prieš pakeitimą ir po jo.

Finansinę pusę įvertink atskirai: kaip skaičiuoti automatizavimo kainą ir atsiperkamumą. Maža automatizacija gali būti naudinga, tačiau vien tai, kad kažką galima sukurti, dar nereiškia, kad verta.

Kada automatizuoti dar per anksti?

Jeigu kiekvieną kartą procesas vyksta kitaip, komanda nesutaria dėl atsakomybių ar duomenys nuolat neteisingi, pirmiausia reikia susitvarkyti darbo eigą. Kitu atveju sistema greičiau kartos tą patį neaiškumą.

Neskubėk ir tada, kai užduotis reta, o jos automatizacijai reikėtų daug priežiūros. Kartais pakanka vieno gero šablono, trumpesnės formos ar aiškaus kontrolinio sąrašo.

Dažniausi klausimai

Ar automatizavimui būtinas dirbtinis intelektas?

Ne. Duomenų perkėlimui, priminimams ir daugeliui kitų aiškiomis taisyklėmis paremtų veiksmų jo nereikia. DI gali padėti, kai reikia suprasti laisvai parašytą tekstą, tačiau tokiu atveju papildomai numatoma rezultatų patikra.

Ar reikės keisti svetainę ir visus naudojamus įrankius?

Nebūtinai. Pradedame nuo turimos sistemos peržiūros. Jei ji leidžia perduoti reikalingus duomenis, galima papildyti esamą sprendimą. Kartais apribojimą lemia pasirinktas planas ar uždaras įrankis.

Ar galima pradėti nuo vienos automatizacijos?

Taip. Vienas apibrėžtas procesas leidžia patikrinti naudą, išbandyti išimtis ir suprasti, ar verta automatizavimą plėsti.

Apie darbų eigą ir galimus sprendimus skaityk automatizavimo paslaugos puslapyje. Kitus gidus rasi skiltyje „Naudingi patarimai“.